Noderīgi zināt

M-Files klienti Latvijā ir uzņēmumi ar 5 darbiniekiem un tādi, kuru darbinieku skaits ir simtos. Sistēmas izmaksas ir proporcionālas lietotāju skaitam, tāpēc arī nelieli uzņēmumi var šādu sistēmu atļauties.

Vispārīgi runājot - nē. M-Files lietošana ir salīdzinoši draudzīga - tā ir līdzīga tam, pie kā esam pieraduši, lietojot Windows vidi. Ja datu struktūra (kura tiek pielāgota katram konkrētajam klientam) ir pārskatāma, tad nekādi 'kursi' M-Files lietotājiem lielākoties nav vajadzīgi. Mūsu kompānija piedāvā prezentāciju veida 'intro' apmācību, kas ilgst 1-2 stundas, bet tas nav obligāti nepieciešams pasākums.

M-Files var piekļūt dažādos veidos. Visērtāk darbam izmantot M-Files 'klienta' programmu, kura instalējama katra lietotāja datorā (Windows vidē). M-Files nodrošina arī web-tehnoloģijas un tas nozīmē, ka piekļūt M-Files sistēmai var arī caur jebkuru interneta pārlūku - no jebkuras ierīces. Ja lietojat iPhone, iPad vai kādu no Android ierīcēm (teiksim Samsung viedtelefonus), šo izstrādātāju 'app-store' ir pieejamas speciālas M-Files aplikācijas.

Jā. M-Files ir Windows videi radīta programmatūra. Agrāk, strādājot ar Mac OS, M-Files varēja piekļūt tikai caur interneta pārlūku un tā M-Files izmanto lielākā daļa Mac OS lietotāju. Jauna iespēja ir izmantot 'klienta' programmatūru Mac OS sistēmām, kuru izstrādājis viens no M-Files partneriem un kura pieejama par atsevišķu samaksu.

Nē. Lielāko daļu ar M-Files konfigurēšanu saistīto darbu ikdienā veic klientu 'projekta vadītājs', kurš nav IT speciālists, bet labi pārzina uzņēmuma biznesa procesus un specifiku. M-Files nav grūti administrējama sistēma, drīzāk specifiska un šo specifiku laika gaitā apgūst visdažādākā līmeņa darbinieki - jurists, grāmatvedis, biroja administrators.

M-Files pastāvīgi attīstās un papildina savu funkcionalitāti un tajā pat nespeciālists var salīdzinoši viegli konfigurēt ļoti daudzus parametrus un veidot visdažādākās konfigurācijas. Dažreiz klientu vēlmes ir ļoti specifiskas un tad palīgā nāk iespēja iekļaut M-Files instalācijā speciāli uzrakstītas programmiņas, kas papildina standarta iebūvēto funkcionalitāti. Mūsu kompānijai ir ļoti liela pieredze dažādu šādu papildinājumu izstrādē.

Jā. M-Files ir dziļi integrēta ar Windows operētājsistēmas lietotājprogrammām - Excel, Word, Outlook. Piemēram, Excelī ir iespējams veidot 'templeitus', kur atbilstošās ailēs tiek automātiski ierakstīti parametri, kurus lietotājs aizpildījis M-Files dokumenta metadatu kartiņā. Tas nozīmē, ka, piemēram, izvēloties konkrētu partneri, Excel var automātiski aizpildīt šī partnera rekvizītus. Savukārt integrācija ar Outlook dod iespēju ātri saglabāt epastus M-Files sistēmā. Piemēram, Outlook var konfigurēt dažādas 'mapes', kurās novirzot epastu, tas automātiski nonāks M-Files un tiks automātiski vai daļēji aizpildīti dažādi parametri.

M-Files sistēmā nekādu fiksētu datu apjoma ierobežojumu nepastāv. Mūsu uzņēmums glabā šajā sistēmā datus par pēdējiem 5 gadiem un tas ir aptuveni pusmiljons dokumentu. Praksē tomēr jārēķinās, ka pie liela datu apjoma nedaudz atšķirsies rekomendējamā instalācijas arhitektūra. M-Files instalācijā pēc noklusējuma tiek izmantota bezmaksas Firebird datubāzes sistēma, kura pie lieliem datu apjomiem nebūs pietiekoši efektīva un strādās 'lēnāk'. Šī iemesla dēļ M-Files rekomendē lielu apjomu gadījumā izmantot SQL datubāzi, kas uzņēmumam jāiegādājas atsevišķi. Šī rekomendācija noteikti nav aktuāla nelieliem uzņēmumiem ar 5-10 darbiniekiem, bet ir aktuāls apsvērums uzņēmumiem ar ievērojamu datu apjomu un instalācijām ar daudziem desmitiem vai simtiem lietotāju.

Jā. M-Files izmēģinājuma versiju iespējams lejupielādēt izstrādātāja mājaslapā. Jums tiks iedots licences kods ar ierobežotu darbības laiku un šajā laikā varēsiet izbaudīt un izmēģināt visu M-Files sistēmas funkcionalitāti. Aicinām sazināties ar mums, vienoties par sistēmas praktisku demonstrāciju vai, lai noskaidrotu dažādus ar sistēmas īpatnībām saistītus jautājumus. Gadījumā, ja nepaspējat pilnvērtīgi novērtēt sistēmu pagaidulicences darbības laikā, sazinaties ar mums un mēs pagarināsim licences termiņu.

Ielasīt datus (partnerus, kontaktus, rēķinus) var no faktiski jebkuras sistēmas (piemēram, grāmatvedības programmas), kura atbalsa SQL tipapieprasījumus. To mūsdienās atbalsta lielākā daļa sistēmu. Ir reti izņēmumi, piemēram Navision ar native database šādus pieprasījumus neatbalsta, bet mūsdienās bieži Navision tiek izmantots kombinācijā ar SQL datubāzi un problēmas nerodas.

M-Files atbalsta pilnvērtīgu M-Files API kā arī web-isko alternatīvu M-Files RESTful API, kas ļauj izstrādāt visdažādāko programmatūru un mijiedarboties ar M-Files abos virzienos (datu ierakstīšana un nolasīšana). Piemēram, M-Files var integrēt ar uzņēmuma intranet sistēmu.

Vairāk šeit.

M-Files ir konstruktors un datu struktūra (dokumentu veidi, tos aprakstošie parametri) kā arī e-procesi ir jādefinē pirms varēs uzsākt darbu ar sistēmu. Šos konfigurēšanas darbus var veikt pats klients un daži tā arī dara. Tomēr izplatītākais modelis ir tāds, ka mūsu konsultants sadarbojas ar klienta 'projekta koordinatoru' un kopīgi veic datu struktūras sākotnējo konfigurēšanu. Projekta koordinatora uzdevums ir aprakstīt nepieciešamos dokumentu veidus, katram veidam raksturīgos parametrus, noteikt nepieciešamās integrācijas ar citām biznesa sistēmām, savukārt mūsu konsultants to visu tehniski 'saliek' M-Files sistēmā un dod padomus, kā kādu mērķi sasniegt labāk. Tas ir sava veida 'interaktīvs' process.