Kas ir M-Files?
M-Files ir Somijā izstrādāta uzņēmumu informācijas pārvaldības sistēma. Tā pieder pie tā sauktās ECM jeb Enterprise Content Management produktu grupas.
M-Files pilda divas funkcijas - informācijas glabāšanu un pārvaldību. Tā kalpo kā vieta, kur centralizēti glabāt visu uzņēmuma informāciju, un pārvaldīt informāciju tā saukto e-procesu veidā. E-procesi aizstāj papīra dokumentu fizisku kustību no darbinieka pie darbinieka un visus dokumentu apstrādes procesus nodrošina elektroniskā formā.
M-Files ir mūsdienīga 'bezpapīra' biroja izveides pamats un viena no labākajām sistēmām savā klasē. TEK Solutions komanda jau 10 gadus palīdzam lietotājiem ieviest, uzturēt un integrēt M-Files ar dažādām citām biroja sistēmām, piemēram, grāmatvedības programmām.
Kāpēc M-Files?
Uzņēmumi tērē aptuveni 15-25% laika informācijas meklēšanai.
...kur atrast ar klientu noslēgtā līguma tekstu? ...kur pazudis nesen redzētais e-pasts?... kā izskatījās līguma iepriekšējā versija?... kur palikuši aprēķini klientam nosūtītajā piedāvājumā? ...kādā stadijā ir līgums, kuru nosūtījām juristiem pagājušajā nedēļā?
M-Files mērķis ir palīdzēt sakārtot informāciju, palīdzēt to vajadzības gadījumā atrast un ierobežot piekļuves tiesības tikai autorizētiem lietotājiem.
M-Files sistēmai ir klienta-servera arhitektūra. Visa informācija glabājas uz servera jūsu birojā, kurai lietotāji piekļūst ar M-Files klienta programmatūras palīdzību, caur interneta pārlūku vai savā viedtelefonā.
M-Files sistēma ir piemērota visas informācijas glabāšanai, kuru izmanto uzņēmums - līgumi, rēķini, partneru kartiņas, personāla faili, e-pasti un jebkura citu informācija, kura pieejama elektroniskā veidā.
M-Files ir kā konstruktors. Datu struktūra un e-procesi tiek pielāgota katra klienta 'lietvedības' struktūrai. Dokumentu veidi un to aprakstošie parametri ir katram savi. M-Files ļauj vienlaicīgi veidot vairākas atsevišķas datu glabātuves, katru ar savu unikālu struktūru.
M-Files pielāgosies Jums, nevis Jūs - sistēmai.
Datu glabāšanas princips
Windows folderos informāciju reizēm ir grūti sameklēt, jo jāatceras, kur konkrēti informācija ir saglabāta. M-Files informāciju glabā nevis folderos, bet kopā ar dokumenta 'pasi' jeb metadatu kartiņu, kura satur dokumentu aprakstošos parametrus - partneri, dokumenta veidu, datumu un tāpēc dokumentu var atrast pēc 'kas tas ir' kritērija, nevis 'kur tas atrodas'.
Universāls risinājums
M-Files datu struktūru un e-procesus var izveidot ļoti dažādus. Tas ļauj M-Files izmantot visdažadākajiem mērķiem. Piemēram, var veidot CRM līdzīgu struktūru, konfigurēt datubāzi un izmantot to kā personāla vadības sistēmu, vai vienkārši izveidot finanšu un vadības datubāzi ar dažādiem uzņēmumā izmantotiem dokumentu veidiem.
Interācijas ar citām sistēmām
M-Files sistēma praktiski vienmēr tiek sasaistīta ar citām sistēmām. Cieša integrācija ar MS Office programmatūru ir iebūvēta jebkurā M-Files instalācijā. Ar citām biznesa sistēmām integrāciju veic, lai izvairītos no datu dubultas ievadīšanas. Latvijā lielākoties klienti izvēlas ielasīt datus no grāmatvedības sistēmas - sadarbības partneru nosaukumus, kompāniju rekvizītus, iepirkumu rēķinus. Reizēm saikne ir divpusēja. Piemēram, apstiprinot iepirkumu M-Files sistēmā, atbilstošais statuss tiek nomainīts arī grāmatvedības sistēmā.
